Office Manager, Projets Bureautiques et Télécom, pour une association d'insertion par le logement

Disponibilité demandée :

Description :

Contexte

Depuis 40 ans, pour répondre à l’exclusion et à l’isolement des personnes en difficulté, Habitat et Humanisme agit en faveur du logement, de l’insertion et de la recréation des liens sociaux. Au sein d’Habitat et Humanisme Ile de France, nos équipes de bénévoles et de salariés sont engagées au quotidien pour permettre aux personnes précarisées d’être logées dignement et de retrouver une confiance et de l’autonomie. 

La Direction de la Vie Associative et des Services généraux recherche une personne en mécénat de compétence en tant qu’office manager avec une part forte en projets bureautiques et télécom afin de renforcer l’équipe, de participer activement à la qualité de vie au travail des collaborateurs et ainsi à un meilleur service rendu aux familles. 

Votre mission 

En cohérence avec l’esprit et les valeurs d’Habitat et Humanisme au sein de l’équipe des Services Généraux, vous êtes responsable du Support et des Projets Bureautiques et Télécom :

• Vous coordonnerez l’équipe bénévoles/salariés dans l’organisation bureautique et Telecom permettant à l’association d’assurer ses missions actuelles et futures, dans un monde de plus en plus tourné vers la digitalisation ; 
• Vous assurez aussi la responsabilité des projets bureautiques et Télécom, au siège et dans les différents sites gérés par Habitat et Humanisme en Île-de-France. 

Vous travaillez en étroite collaboration avec les équipes informatiques « HH Services » situées à Lyon. 

En complément, vous pouvez appuyer l’équipe sur les autres sujets des Services généraux comme l’immobilier, les contrats, les achats, le suivi des prestataires, … 

Principales tâches :

• Assurer le support Bureautique et télécom
• Coordination des interventions informatiques de l’équipe

. Gestion des entrées et sorties des salariés et des bénévoles

. Attribution des droits sur les bibliothèques

. Répondre aux sollicitations de niveau 1 (Dépannage, suivi maintenance, installation de poste)

• Gestion de parcs (ordinateurs, téléphones mobiles, écrans, imprimantes, tablettes)
• Supervision des commandes de matériel et de téléphonie
• Prêt d’ordinateur en cas de besoin
• Suivi du réseau installé en bornes wifi et câbles
• Suivi de l’avancée des missions et tâches de son équipe

• Contribuer au bon fonctionnement et au développement de l’activité :
  • Force de proposition pour améliorer le service, formalisation de recommandations concernant l’organisation et les processus, les outils, et leur interconnexion.
  • Coopération afin de faciliter la complémentarité des interventions, le suivi et le reporting de l’activité
  • Rédaction de procédures à l’usage des utilisateurs (Salariés / bénévoles).

• Être en responsabilité des projets Bureautique et Télécom (en relation avec les équipes de HH Services):

- Rédaction du cahier des charges, mise en relation des prestataires et opérateurs avec HH                                          Services, gestion des solutions et de leur mise en place.

• Être Office manager :

- Garant de la mission de l’équipe des bénévoles, mécénats de compétences et salariés

- Veille à la cohésion de l’équipe et aux valeurs d’accueil et de solidarité au quotidien

- S’assure de la qualité des conditions matérielles d’exercice de la mission

Compétences :

• Adhésion aux valeurs du Mouvement Habitat et Humanisme, 
• Aisance relationnelle, sens de l’écoute, empathie, 
• Facilité à travailler en équipe, 
• Sens de la confidentialité, 
• Rigueur et autonomie, 
• Gestion de projets, 
• Management d’équipe pluridisciplinaire, 
• Capacités analytiques et de diagnostic, esprit pratique, 
• Compétences techniques bureautique, réseau et télécom.