Secrétaire Général pour une association d'écologie solidaire

Disponibilité demandée :

Description :

Contexte : 

Créée en 2005 par Yann Arthus-Bertrand et reconnue d’utilité publique, la Fondation GoodPlanet invite à s’émerveiller du Vivant pour mieux le protéger. 

À travers des expériences et des actions concrètes, elle donne envie d’agir et accompagne chacun et chacune sur le chemin d’une écologie solidaire, joyeuse et partagée. 

Mission : 

La mission consiste à gérer les finances, l’informatique et les ressources humaines de GoodPlanet et de sa filiale MyPlanet. 

Cela intègre le management des équipes en charge de la comptabilité, de l’administration des ressources humaines et de l’informatique. 

Cela intègre également la mission de support juridique pour la mise en place des contrats de mécénats et de partenariat et la réalisation de missions de développement de la Fondation. 

L’ensemble de ces tâches est assuré en liaison avec le directeur général, et les équipes concernées. 

Le Secrétaire Général est membre du comité de direction de GoodPlanet. 

Compétences :

Profil senior ayant eu l'occasion pendant sa carrière professionnelle d'acquérir des compétences principalement dans le domaine de la gestion financière d'une entité opérationnelle. Et de manière plus secondaire dans les enjeux informatiques et de gestion RH.

Plus :

Détail des travaux à mener : 

1) Gestion financière, contrôle de gestion, gestion comptable 

• Elaborer et suivre les budgets de la Fondation et de sa filiale MyPlanet en étroite collaboration avec la DG et les directeurs de pôles ainsi qu’avec le Bureau de la Fondation pour les validations ; 
• Contrôler la gestion financière analytique des projets en collaboration avec les responsables de projets et la comptabilité ; 
• Contribuer à l’objectif de résultat d’exploitation annuel en proposant des actions correctrices si nécessaire en cours d’année ; optimiser le rendement financier des fonds propres de la Fondation en liaison avec le Trésorier ; 
• Suivre et faire évoluer si nécessaire les procédures financières et comptables en se conformant aux exigences des établissements RUP ; 
• Produire les reportings financiers pour les mécènes ainsi que pour les instances dirigeantes (Bureau, Conseil d'Administration) ainsi que le rapport financier annuel ; 
• Assurer à chaque directeur de pôle ainsi qu’au CODIR et à la DG un reporting mensuel des éléments financiers nécessaires au suivi des activités et du budget ; 
• Assurer un suivi de trésorerie mensuel ; 
• S’assurer de la qualité, de l’exactitude de la comptabilité générale et analytique ; 
• Contrôler les écritures analytiques des reports à nouveau des fonds dédiés en fin d’exercice, superviser l’arrêté des comptes annuels, en liaison avec experts comptables et commissaires aux comptes ; 
• Garantir la fiabilité des flux financiers liés à la gestion du Domaine de Longchamp, notamment avec la Mairie de Paris et Paris Society (MGP), ainsi que de la compensation carbone volontaire (notamment sur les projets Total et BNP Paribas), en collaboration avec la gérante de MyPlanet. Contrôler les registres carbone ; 
• Assurer un suivi des locataires du bâtiment Dreyfus ; 
• Assurer un suivi des droits de diffusion. 

Le Secrétaire Général est également signataire des engagements de dépenses dans la limite des montants autorisés. Il valide les opérations bancaires et toutes transactions financières préalablement inscrites au budget, ou bien en consultant la direction pour toute dépense imprévue. 

2) Support juridique : 

• Vérifier le contenu des contrats de mécénats et de partenariats en liaison avec le responsable des Partenariats ; 
• Accompagner les équipes opérationnelles et l’équipe partenariat dans le montage de dossiers de recherche de fonds, notamment de subventions publiques ; 
• Etablir les contrats de prestataires, passer les marchés de travaux, et signer les devis et bons de commande en liaison avec les directeurs de pôles concernés. 

3) Gestion  RH : 

• Veiller avec le DG à la définition et au maintien d'une politique RH harmonieuse dans le respect du droit du travail, des règlements légaux et intérieurs, et des enveloppes budgétaires convenues ; 
• Rédiger ou superviser les contrats de travail des salariés, volontaires et stagiaires ; 
• Identifier et mettre en place les actions permettant d’améliorer le cadre RH (plan de formation par exemple) ; 
• Contribuer, avec l’équipe de direction, à maintenir l’éthique des actions menées au sein de la Fondation GoodPlanet ; 
• Participer au réunion CSE avec le DG. 

4) Gestion IT

• En liaison avec le responsable IT placé sous sa responsabilité, rechercher et mettre en place les solutions IT correspondant aux besoins de GoodPlanet.
• Optimiser les coûts des solutions mises en place ; 
• Garantir le respect des réglementations en lien avec les outils déployés (RGPD par exemple) ; 
• Garantir un niveau de sécurité IT adéquat. 

5) Missions de développement : 

• Prendre en charge le projet de développement de la collecte de fonds par les legs et donations de particuliers et par la mise en place de fonds de partage avec des sociétés de gestion ; 
• Sur ces deux sources importantes de collecte de fonds pour les associations et fondations, GoodPlanet est absent ; 
• La mission consiste à définir l’approche que GoodPlanet doit mettre en place pour développer ces collectes ; 
• Puis à présenter ces éléments aux partenaires susceptibles de supporter nos développements (notaires, gestionnaires de patrimoine pour ce qui est des legs et donations ; sociétés de gestion pour les fonds de partage) ; 
• Enfin, à piloter le déploiement des actions à mener en relations avec ces partenaires. 

6) Gouvernance de l’organisation : 

• Participer à l‘organisation et assurer le secrétariat du Bureau, du Comité d’Audit et du Conseil d’Administration ; 
• Etablir les tableaux, rapports et autres éléments analytiques nécessaires à la compréhension des comptes. Rédiger le rapport financier et CER en collaboration avec la Vice-Présidente sous la forme exigée pour les fondations RUP ; 
• Envoyer les documents nécessaires aux réunions en temps voulu ; 
• Contribuer aux bonnes relations entre la Fondation GoodPlanet et les autorités Institutionnelles, dont la Mairie de Paris, le Bois de Boulogne, les bureaux des associations et fondations des Ministères de tutelle, ainsi qu’avec les sous-concessionnaires ; 
• Suivre la cartographie des risques et proposer des actions correctrices. 

7) Management de l’équipe : 

• Superviser et animer son équipe ; 
• Coordonner les activités, organiser la charge de travail ; 
• Définir les fiches de poste et les feuilles de routes (objectifs annuels) de chaque collaborateur dont il a le management direct ; en assurer le suivi et l’évaluation ; 
• Assurer le recrutement au sein de son pôle, en lien avec la direction générale ; 
• Faire monter en compétence ses collaborateurs ; 
• Créer un esprit d’équipe et un sentiment d’appartenance à la fois au pôle dont il a la charge mais aussi à la Fondation dans son ensemble ; 
• Gérer motivations, implications et intérêts de chacun ; savoir challenger si besoin ; 
• Gérer les conflits internes à son pôle ; 
• Transmettre les informations pertinentes et non confidentielles discutés au CODIR et assurer un lien entre les différents pôles pour éviter les écueils de silos. 

Le Secrétaire Général travaille en très étroite collaboration avec le DG. Il est son collaborateur le plus proche, lui remontant toutes informations utiles, et lui fournissant les données financières et juridiques nécessaires à la bonne gestion des projets.